小型コピー機の利点とは?上手なコピー機の選び方

コピー機といえば、オフィスに設置してあるそれなりのサイズをしたものをイメージするかもしれません。しかし、従来のコピー機ではオフィスの広さ次第では邪魔になりやすく、小型コピー機の需要が高まっているのです。

では、小型コピー機の利点とは何があるのでしょうか。また、小型コピー機を選ぶポイントも見ておきましょう。

とにかく場所を取らない

従来のコピー機と比較して、小型コピー機は机の上に置けるほど小型化が進んでいます。印刷する紙のサイズの問題もあるため、小型コピー機といえど一定以上の大きさは必要になるものの、少し広めの机ならパソコンとコピー機を同時に乗せられるほどコンパクトなタイプが販売されているのです。

また、昨今は直接紙をコピーする機会よりも、パソコンやスマートフォンからデータを転送して印刷する機会の方が増えているオフィスも多いでしょう。その場合コピー機能だけを使う機会はそうありませんし、あまり大きなコピー機を無理に用意しても使用機会が少ないまま部屋の隅に設置されることになりかねません。

ほとんどは複合機になっている

コピー機にプリンター、複合機など、印刷機械は様々な呼ばれ方をするので混乱してしまいがちです。一般的にコピー機はコピー機能だけ、プリンターはプリント機能だけとなりますが、現在はコピー機もプリンターも両方の機能を兼ね備えたタイプが増えておりほとんどが複合機となります。

コピーもデータ転送によるプリントも可能で、なおかつ小型化が進んでいることから非常にお得な存在となっているのです。一応どんな機能が搭載されているかは確認するべきですが、多くの機種ではコピーもプリントも行えるため、あまり複雑に考える必要はありません。

ただし、一世代前のコピー機を購入する場合は上記の特徴が当てはまらない可能性もあるため、中古のコピー機を購入する場合は注意が必要です。

相場を比べる

上手にコピー機を選ぶなら、まず相場を知らなければなりません。1万円以内で購入できる機種もあれば、数万円出さなければ購入できない機種もあります。コピー機の重要性は個々人によって異なるので、自分がどのくらいコピー機を使用するかを考えて同じような価格帯で比較するとよいでしょう。

オフィスで使用する場合と、とりあえず一台家に置いておきたい場合とでは月ごとの印刷枚数にも差が生まれますし、とにかくたくさん印刷したい場合は印刷スピードも重要になります。まずは予算を決定して、その予算内で希望するスペックに達しているものを購入しましょう。

持ち運びたいならバッテリー型を

小型コピー機を選ばれる方は、外出時に持ち運ぶことも検討しているかもしれません。もしも持ち運ぶことも念頭に置いているのなら、バッテリー型を選びましょう。コピー機の電源はバッテリー型とAC電源型があり、AC電源型の場合はどうしても使用場面が制限されてしまいます。

昨今はコンビニでも簡単にコピーできますが、自分でも一台所有していれば即印刷可能になります。また、持ち運ぶ場合はサイズにも要注意です。同じ小型コピー機でもサイズはまちまちなので、片手で運べるサイズでなければ持ち運びに適しているとはいえません。

コピー機にこだわりがなければ、コピー機能が搭載されているプリンターも視野に入れて探すことで選択肢もグッと広がります。

容量を確認して購入する

たくさんの印刷物を検討している場合、大容量カートリッジのコピー機を選ぶとインク交換の手間が省けます。度々インクを交換していてはスムーズなコピーにならないので、コピー機の使用機会が多い方は検討しておきましょう。

できれば、モノクロコピーが可能な機種を選ぶことで毎回のコストを下げることができます。カラーコピーが不要な場合はモノクロで済ませることで、余計な出費を避けるのです。コピー機は他機種と差別化しようとして、様々な機能を搭載しています。

このモノクロコピー機能も例外ではなく、ニーズに合わせた注文をしましょう。

中古のコピー機を購入する場合

小型コピー機でも、それなりのスペックのものは相応の価格設定になっています。

そこで、中古コピー機を検討されている場合は、必ずカウンター数を確認しましょう。『関連リンク:中古複合機:OAランド

カウンター数とはどれだけ印刷してきたかを表す数値であり、コピー機の寿命を計算する上で欠かせません。オークションなど個人間でやり取りを行う場合は特に、現在のカウンター数を確認することで不良品を掴まされないよう注意しましょう。

ちなみに、カウンター数は多ければ多いほど使い込まれている証拠になります。カウンター数値の大きいコピー機ほど安価で販売されやすいので、オフィスを開設してしばらくの間はカウンター数値の進んだ中古のコピー機で妥協する方法もあります。

インクかトナーか

コピー機はインクかトナーのどちらかを使ってコピーしますが、インクは品質を重視した特徴を持ちトナーはインクと比較して安価で購入できます。これはどちらが優れているかという話ではなく、何を印刷するかという問題です。

例えば、写真のようにカラーかつ繊細な色遣いが求められるものを中心に印刷する場合、トナーでは若干品質が物足りなく感じるかもしれません。写真などカラーコピーを軸に考えるなら、インクに軍配が上がるでしょう。半面、大量にモノクロコピーを行う場合にインクを毎回使っていてはコストパフォーマンスも悪化してしまいます。

その場合はトナーを選ぶことで少しでも費用を削減し、お得にコピーを済ませましょう。また、インクに関してはさらに細かく種類が分かれています。多少用紙に染み込まない可能性があるものの、多くの用紙タイプに対応できる顔料インク、よく馴染むものの滲む可能性のある染料インクが代表的です。

イラストや写真コピーが多い場合は後者を、汎用性の高いインクを探している場合は前者を選ぶとよいでしょう。他にも、使えるインクの色数によってもインクの種類は分けられます。4色でコピーするものと、6色使ってコピーするものではコピー元の再現性が違います。

これも自分の用途に合わせて選ぶことで、適切なインクを選びましょう。使用するインク量が多くなるほどコストもかかるので、無理に多くの色数を選ぶ必要はありません。4色インクでも十分満足度の高いコピーは可能ですし、細かく見比べない限り判別付かないこともあるのです。